Le blog du logiciel de caisse pour restaurant

Dans notre monde "connecté", et avec la multitude d'appareils intelligents qui nous entoure (ordinateur, téléphone, tablette, télévision connectée…), il est plus facile que jamais de communiquer à distance avec le client via internet. Alors pourquoi pas réserver sa table à distance sans quitter le canapé de la maison ?

Avec le logiciel de restaurant Orchestra et son module Orchestra Web Resa (en fait un logiciel séparé), cela devient possible, et possible facilement ! Aussi bien pour le client que pour le restaurateur.

Concernant le restaurateur, il faudra quand même faire appel à un prestataire de service qui se chargera d'adapter votre site web, en créant par exemple une page web de réservation, avec un formulaire de demande de réservation. Pour le prestataire de service, cela reste quand même simple, puisqu'il n'a aucune technologie "exotique" à assimiler. Il n'a en fait que deux choses à faire :

- Une fois que le client a rempli le formulaire de réservation (avec au minimum la date et l'heure de réservation, le nombre de couverts, le nom et le prénom, un numéro de téléphone, une adresse email. Et éventuellement un souhait de table et un message à destination du restaurant), ce formulaire doit générer automatiquement un petit fichier texte qui sera placé sur un serveur FTP (éventuellement sur la même machine qui héberge le site web). Orchestra se chargera de le récupérer automatiquement.

- Le restaurateur indique ensuite sa réponse dans son logiciel Orchestra, ce qui génère un autre fichier texte sur le serveur FTP. Ce petit fichier pourra alors être automatiquement traité par le prestataire de service pour envoyer par exemple la réponse au client par email. Ces opérations peuvent sembler complexes pour un néophyte, mais elles sont en fait très simples pour un prestataire de service web.

Côté client :

Le client se connecte au site web de son restaurant (le prestataire peut d'ailleurs faire une version adaptée aux smartphones et tablettes), clique sur un lien de type "Réserver une table", remplit le formulaire (qui pourra par exemple être prérempli s'il a déjà réservé une table dans ce restaurant) …et c'est tout !

Si le prestataire de service fait bien son travail, le client devrait recevoir immédiatement un premier email lui indiquant que sa demande a bien été prise en compte et que le restaurateur va y répondre (à vous de voir sous quel délai).

Dès que vous, le restaurateur, aurez accepté ou refusé la réservation, le client recevra un deuxième email, avec la réponse et éventuellement des détails ou une explication de votre part. C'est donc simple et efficace.

Par contre, en cas de refus, par exemple si le restaurant est complet ou la table souhaitée déjà prise, vous pourrez proposer une autre date ou table à votre client dans la réponse, mais le client devra alors vous répondre par email ou remplir un nouveau formulaire.

Seul inconvénient, il n'y a pas de calendrier affiché sur le site web, avec la liste des tables disponibles.

La réservation du client est directement enregistrée dans Orchestra restaurant à peine quelques secondes (selon vos réglages) après que le client l'ait saisie. Elle apparait alors automatiquement dans la liste des réservations, avec les réservations prises par téléphone ou au restaurant.

Les réservations prises par internet (via Orchestra Web Resa) apparaissent en rouge avec la lettre 'I' (pour 'internet'). C'est normal, car il faut rapidement les confirmer ou les infirmer, afin que vos clients sachent à quoi s'en tenir. Une fois que vous avez cliqué sur la réservation, une fenêtre apparaît, elle vous permettra de confirmer ou infirmer la réservation, et éventuellement envoyer un commentaire ou une réponse au client.

Une fois la réservation confirmée, elle n'apparaît plus en rouge et se comporte comme une réservation classique.
 

Comme il est important de confirmer rapidement la réservation au client, une petite icône apparaît dans l'écran de caisse dès qu'une réservation internet est arrivée. C'est pratique. Cette icône est située juste à côté du numéro de table et du nombre de couverts.